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Förderprogramm zivik Officemanager:in (w/m/d) in Vollzeit (100%)

Mitarbeiter:in Büromanagement / Office Management (w/m/d) Förderprogramm Zivik | Vollzeit (100 %) | Berlin unbefristet

Für das Förderprogramm zivik in Berlin sucht die Abteilung Dialoge ab 01.11.2026 eine:n Officemanager:in (w/m/d) in Vollzeit (100%)

Das ifa– Institut für Auslandsbeziehungen schafft mit seiner Arbeit in Kunst und Zivilgesell-schaft international Verständnis und Vertrauen zwischen Menschen. Es fördert demokratische Zivilgesellschaften und setzt sich ein für Freiheit in Kunst und Wissenschaft sowie für Mei-nungsfreiheit. Sein internationales Wissen und seine Netzwerke bringt es in Kunst und Kultur, Politik und Gesellschaft in Debatten ein und erweitert Perspektiven in Deutschland und interna-tional. Die Arbeit des ifa beruht auf freiheitlich-demokratischen Werten. So trägt es zu einem au-thentischen, positiven Deutschlandbild bei. Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart sowie, programmbezogen, vom Bundesministerium des Innern.

Das Förderprogramm Zivik stärkt weltweit zivilgesellschaftliche Akteur:innen in Krisen- und Konfliktregionen. Als Teil des Instituts für Auslandsbeziehungen (ifa) leisten wir einen Beitrag zur internationalen Friedensförderung und Konfliktbearbeitung.

Du behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick, arbeitest strukturiert und orga-nisierst gerne? Dann unterstütze unser Team im Förderprogramm Zivik mit Deinem Organisati-onstalent und sorge für reibungslose Abläufe im Büroalltag.

Das erwartet Dich

Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Förderprogramm zivik
Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz und Pflege von Datenbanken
Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung sowie administrativen Vorgängen

Das bringst Du mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanage-ment, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation oder Assistenz
Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

Wünschenswert

Erfahrung in der Arbeit mit Förderprogrammen oder öffentlichen Einrichtungen
Gute Englischkenntnisse
Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation
Interesse an internationalen und zivilgesellschaftlichen Themen

Das bieten wir Dir

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz
Mitarbeit in einem engagierten und kollegialen Team
Flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Vergütung nach TVöD Bund inklusive der üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Beim ifa profitierst du von einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, einer Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Job-Ticket, einer sehr guten Anbindung an das öf-fentliche Verkehrsnetz, von gesundheitsfördernden Maßnahmen und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.