Für die Geschäftsführung in Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Assistenz Generalsekretariat (m/w/d) in Teilzeit (50%)
Werte – Kultur – Frieden: Mit dem Ifa weltweit sinnstiftend wirken in Stuttgart und Berlin
Das ifa - Institut für Auslandsbeziehungen setzt sich gemeinsam mit Partnern weltweit ein für die Freiheit in Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft und bringt Menschen zusammen, die sich für eine offene Gesellschaft engagieren. Dazu schafft es analoge und digitale Räume für Begegnung, Austausch, Aushandlung und Ko-Kreation. Es gibt Aktivist:innen, Künstler:innen und Wissenschaftler:innen eine Stimme, fördert Kooperationen und verfolgt seine Ziele verstärkt mit europäischen Partnern. Basierend auf seinen Kernkompetenzen Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft baut es Netzwerke auf, um nachhaltige Wirkung zu erzielen. Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart.An unseren Standorten in Stuttgart und Berlin sind 200 Mitarbeitende für uns tätig.
Als Assistent:in der Generalsekretärin gestalten Sie die Aktivitäten des ifa an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Präsident:in, den Gremien, dem Kollegium und externen Stakeholdern aus Politik und Gesellschaft mit.
Was Sie erwartet
Sie unterstützen die Geschäftsführung in sämtlichen Geschäftsabläufen und bekommen dadurch einen tiefen Einblick in unsere weltweite Arbeit. Sie arbeiten in einem hochmotivierten Team, das ein wertschätzendes Miteinander lebt und so gemeinsam die Ziele des ifa verfolgt.
– Koordination des Büroablaufes und der Termine für die Geschäftsführung im Team
– Organisation, Planung und Abrechnung deutschlandweiter und internationaler Geschäftsreisen
– Organisation des Büros der Geschäftsführung im Team, Bearbeiten der digitalen und postalischen Korrespondenz, digitales Dokumentenmanagement
– Kontaktmanagement für die Geschäftsführung in Koordination mit den Fachabteilungen und -bereichen sowie dem Kommunikationsbereich des ifa
– Vor- und Nachbereiten und ggf. Begleitung von Besprechungen, Sitzungen, z.B. Gremiensitzungen, und Veranstaltungen der Geschäftsführung
Was Sie mitbringen
– Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement oder zum/zur Fremdsprachenkorrespondent:in oder vergleichbare Qualifikation
– mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position, wie als Assistenz, im Sekretariat oder Vorzimmer
– professioneller, aufgeschlossener Umgang mit digitaler Bürokommunikation, darunter die gängigen MS-Office-Programme
– starke schriftliche und mündliche Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit auf Deutsch und Englisch
– repräsentatives Auftreten und teamorientierte Arbeitsweise
– Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Zuverlässigkeit sowie Flexibilität
Was wir Ihnen bieten
Bei uns erwartet Sie ein spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation. Unsere Bezahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, die Eingruppierung ist, bei Vorliegen der Voraussetzungen, in der Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund, vorgesehen.
Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre. Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind für uns selbstverständlich. Wir praktizieren ein hybrides Arbeitszeitmodell, das den Wert eines Gleichgewichts zwischen fern- und Büroarbeit anerkennt und Ihnen die Flexibilität gibt, Ihre Arbeitsweise zu organisieren.
Beim ifa profitieren Sie von: Einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil (VBL), einem Arbeitgeberzuschuss zum VVS-Jobticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.
