Werte – Kultur – Frieden: Mit dem ifa weltweit sinnstiftend wirken
in Stuttgart und Berlin

 
Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) engagiert sich weltweit für ein friedliches und bereicherndes Zusammenleben von Menschen und Kulturen. Es fördert den Kunst- und Kulturaustausch in Ausstellungs-, Dialog- und Konferenzprogrammen, unterstützt Zivilgesellschaften und agiert als Kompetenzzentrum der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik. Das ifa wird vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart gefördert, ist weltweit vernetzt und setzt auf langfristige, partnerschaftliche Zusammenarbeit. An unseren Standorten in Stuttgart und Berlin sind 160 Mitarbeitende für uns tätig.
 
Mit dem Förderprogramm zivik – Zivile Konfliktbearbeitung werden mit Mitteln des
Auswärtigen Amts weltweit Nichtregierungsorganisationen in der Krisenprävention, Stabilisierung und Friedensförderung beraten und gefördert.
 
Für das Förderprogramm zivik - Zivile Konfliktbearbeitung - in Berlin sucht die Abteilung Dialoge sobald als möglich unbefristet eine:n
 
Mitarbeiter:in Büromanagement (m/w/d) in Vollzeit (100 %)


 
Was Sie mitbringen:  

  • Eine mind. dreijährige Berufsausbildung (Verwaltungsfachangestellte oder andere) 
  • Gute Kenntnisse in Finanzadministration, Aktenführung und Umgang mit Datenbanken 
  • Sehr gute Beherrschung von Microsoft Excel
  • Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprachliches Niveau)
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Freundliches, souveränes Auftreten und interkulturelle Kompetenz

 
Was Sie erwartet:

  • Sie sind zuständig für Anlage, Pflege und systematische Ordnung von Akten und Dateiordnern zu Anträgen und Projektförderungen sowie für die Erfassung in Listen und Datenbanken.  
  • Sie erstellen Zahlungsanordnungen, prüfen die rechnerische Richtigkeit und unterstützen Monitoring und Steuerung der Projektmittel. Für die Vergabe einzelner Aufträge (Dienstleistungen und Anschaffungen) führen Sie das Auswahlverfahren durch und dokumentieren die Vergabe.  
  • Sie beraten interessierte NGOs im In- und Ausland als Erstkontakt über Fördermöglichkeiten und Antragsverfahren. 
  • Sie erledigen den verwaltungstechnischen Schriftverkehr und koordinieren den internen Dokumentenaustausch. 
  • Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit sowie die Durchführung von Veranstaltungen.  

  
Was wir Ihnen bieten:

Bei uns erwartet Sie ein spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation.
Unsere Bezahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, die Eingruppierung ist, bei Vorliegen der Voraussetzungen, in der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund (Tarifgebiet Ost) vorgesehen. Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre. Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind für uns selbstverständlich. Ihre flexiblen Arbeitszeiten werden im Team abgestimmt (inklusive drei Gleittage). 

Beim ifa profitieren Sie von einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil (VBL Ost), einem Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Job-Ticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, von gesundheitsfördernden Maßnahmen und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. 

Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen (e.V.) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber. 

Ihre Bewerbung enthält Ihr Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf und Ihre relevanten Zeugnisse. Bitte bewerben Sie sich online unter https://rb.gy/f5svu7Die Auswahlgespräche werden nach Auswertung der Bewerbungsunterlagen stattfinden. Ihre Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach der Stellenbesetzung gelöscht und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet. 

Telefonische Auskünfte zum Aufgabengebiet erhalten Sie bei Peter Wittschorek Rufnummer 030 28449160 oder per Mail wittschorek@ifa.de